Perfectionnement en Word (Cours)

  Il serait trop prétentieux de notre part de vouloir traiter en si peu de temps toutes les fonctionnalités de Word au point de faire des participants des agents de maîtrise dans ce domaine. Néanmoins nous avons essayé de retenir dans le programme proposé des sujets en relation avec la nature de notre activité et susceptibles de répondre à nos besoins quotidiens en matière de traitement de texte, de gestion de statistiques, de correspondances avec les partenaires, la hiérarchie, les collègues, etc.

  Aussi le programme proposé s’articulera-t-il autour de cinq axes principaux :

v Dans une introduction, nous allons rappeler les formalités de création et de mise en forme d’un document ainsi que la conversion d’un texte en tableau ;

v Dans le premier chapitre, nous étudierons les techniques de réalisation d’une lettre ;

v Dans le deuxième chapitre, nous analyserons les modalités de protection d’un document ;

v Dans le troisième chapitre, nous examinerons la technique du publipostage ;

v Dans le dernier chapitre, nous étudierons la technique de création d’un objet lié à partir d’une feuille de calcul ou d’un graphique Excel et ce à travers l’échange de données.

 De même le programme comporte trois ateliers de travail :

 ☺ ATELIER N°1: Réalisation d’une note, d’un compte rendu, d’une fiche, d’un procès verbal, d’un ordre de mission, d’une mise en demeure, … 

 ☺ ATELIER N° 2 : Technique de publipostage.

 ☺ ATELIER N° 3 : Echange de données.

 INTRODUCTION

                RAPPEL :

-        Mise en marche de Word ;

-        Création, modification et mise en forme d’un document ;

-        Conversion d’un texte en tableau.

Exemple : Saisissez le texte ci-après.

 Devant l’explosion et la diversification des activités bancaires et grâce aux évolutions qu’ont connues et que connaissent les technologies nouvelles, innombrables sont les applications technologiques dans le secteur bancaire, à des degrés divers selon les pays et les banques du même pays.

Au Maroc et de manière globale, les banques ont de plus en plus recouru aux nouvelles technologies. Elles sont les pionniers de l’informatique au plan national et en sont même leader, comparées aux banques dans les pays arabes et africains.

Mais cette place « prestigieuse » des établissements bancaires dans ce domaine ne doit pas signifier que leur informatisation est parfaite—d’ailleurs, aucune informatisation ne l’est-ni à l’abri de toute considération ou critique.

Questions :

            1.      Faites une copie du 1^er paragraphe puis l’effacer.

          2.     Déplacez le 2^ème paragraphe au-dessous du 3^ème paragraphe.

          3.     Remplacez les mots suivants :

• « nouvelles » par « modernes ».
• « pays » par «région ».
• « Maroc » par « Maghreb ».
• « national » par «international ». 
• « établissements » par « sociétés ».

          4.     changez le 1er paragraphe en (Taille : 10 ; Couleur des caractère : Rose ; Type d’écriture : Italique et ombré).

          5.     changez le 2ème paragraphe en (Taille : 11 ; Couleur des caractères : Rouge ;Type d’écriture : gras).

          6.     changez le 3ème paragraphe :(Taille : 10 ; Couleur des caractères : Bleue ; Type d’écriture : Barré et relief).

          7.     Mettez le premier caractère du 2ème et du 3ème paragraphe en lettrine.

          8.     Mettez la page (à l’aide de la commande « format- paragraphe ») en :

• Retrait à gauche : 1cm ; ▪ Retrait à droite : 2,2cm

          9.     Encadrer le 1er paragraphe par (Bordure en bleu et fond en rose).

         10.    Mettez le deuxième paragraphe en majuscule.

         11.    Ajoutez au document quatre pages.

         12.    Numérotez les pages.

         13.    Affichez à l’entête de votre page la date du jour.

         14.    Affichez en bas de la page l’heure.

         15.    Insérez une image de votre choix dans chaque page.

         16.    A l’aide de la commande WordArt, ajouter au texte le titre « Les Banques et les Nouvelles Technologies de l’Information ».

         17.    Convertir le texte suivant en tableau :

Directions Régionales, Candidats, Grade, Age, Ancienneté

DRC, M.RABEH, Insp, 41, 15

DRCP, A.MOUKHLISS, I-A, 39, 12

DRCE, A.WASSAT, I.D.C, 51, 30

DRNE, B.NADORI, A.T.P, 40, 18

DRNO, M.CHAMALI, I-A, 36, 9

DRCS, M.BAHJA, TECH, 31, 6

Réalisation d’une lettre

Vos références

Sr/Kf/012

Nos références                                                        Rabat 

MB/Sr/482                                                              le 8 décembre 200….

Objet : Votre demande de

Renseignements

Monsieur,

Nous accusons réception de votre courrier du 5 courant et vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre maison.

C’est avec plaisir que nous vous donnons ci-dessous nos conditions générales de vente et de paiement.

• Nos fers à repasser simple, ref. Fr/001 au prix unitaire de ……………..150  DH
• Fer à repasser à vapeur, réf. Fr/002 au prix unitaire de …………………..250  DH
• Essoreuse électrique bi –volte, réf. EE/04 au prix unitaire de …………435  DH

Prix :

Nos prix s’entendent T.T.C avec une remise de 10% sur toute commande supérieure à 12000.

Paiement :

Le paiement peut s’effectuer :

• Soit au comptant avec un escompte de 2%
• Soit à crédit sur 3 mois

Dans l’attente de vos ordres, et restant à votre entière disposition pour tout autre renseignement, nous vous prions de croire, Monsieur, à notre haute considération.

                                                                        M. Baghdadi

                                                                        Le directeur commercial

Protection d’un document

1-           Introduction

Word  propose plusieurs moyens pour protéger un document. Vous pouvez :

• Ø Attribuer une protection par mot de passe pour empêcher les utilisateurs non autorisés d’ouvrir le document.

• Ø Attribuer un mot de passe pour l ‘écriture afin d’autoriser les utilisateurs à ouvrir le document en lecture seule, mais les empêcher d’enregistrer des modifications s’ils ne connaissent pas le mot de passe. Si un utilisateur ouvre le document en lecture seule et y apporte des modifications, il pourra l’enregistrer uniquement s’il lui donne un autre nom.

• Ø Recommander l’ouverture du document en lecture seule. Si un utilisateur ouvre le document en lecture seule et y apporte des modifications, il doit l’enregistrer sous un autre nom. En revanche, si un utilisateur ouvre le document en lecture -écriture et y apporte des modifications, il peut l ‘enregistrer sous le même nom.

• Ø Attribuer un mot de passe lorsque vous distribuez un document à des lecteurs pour empêcher toutes les modifications, excepté les annotations et modifications qui se repèrent par les marques de révision.

 2-demande d’un mot de passe pour ouvrir ou accéder à un document

1. Ouvrez le document que vous souhaitez protéger ;
2. Dans le menu fichier, cliquez sur enregistrer sous ;
3. Cliquez sur options ;
4. Dans la zone mot de passe, tapez un mot de passe, puis cliquez sur ok ;
5. Dans la zone entrez à nouveau le mot de passe, tapez à nouveau le mot de passe, puis cliquez sur ok ;
6. Cliquez sur enregistrer.

3- demande d’un mot de passe pour modifier un document  

1. Ouvrez le document que vous souhaitez protéger ;
2. Dans le menu fichier, cliquez sur enregistrer sous ;
3. Cliquez sur options ;
4. Dans la zone mot de passe pour l’écriture, tapez un mot de passe, puis cliquez sur ok ;   
5. Dans la zone entrer à nouveau le mot de passe,  tapez à nouveau le mot de passe, puis cliquez sur ok ;

6. Cliquez sur enregistrer.       

     Conseil : 

   Si vous distribuez un document à des lecteurs, ces derniers peuvent faire des commentaires à l’aide des annotations et des marques de révision.

4–  ouverture d’un document en lecture seule

1.  Ouvrez le document ;

2. Dans le menu fichier, cliquer sur enregistrer sous ;

3. Cliquez sur options ;

4. Activez la case à cocher lecture seule recommandée, cliquez sur ok ;

5. Cliquez sur enregistrer.

La technique du Publipostage

Il existe de nombreuses occasions d’écrire à ses amis, à ses partenaires. Qu’il s’agisse de les inviter à une soirée, à une réunion ou une action de formation, de les informer d’un changement d’adresse, de législation ou de réglementation, faites appel à la fonction de publipostage de Word : elle vous permet d’envoyer une lettre à tous vos correspondants en même temps et sans oublier personne.

Pour réaliser un publipostage, vous avez besoin de deux éléments :

2 Le document principal : il s’agit du texte à envoyer à toutes les personnes concernées par le publipostage.

2La source de données : il s’agit de la liste d’adresse des personnes en

Question.

Il vous revient évidemment de créer ces éléments, en commençant par

celui de votre choix.

Nous allons découvrir ensemble la démarche à suivre pour réaliser un publipostage, à travers l’exemple d’une « invitation à un anniversaire » ; cette démarche repose sur sept étapes :

1. 1.       Préparation de  la liste d’adresses ; 

1. 2.       Rédaction de l’invitation ;                                                

1. 3.       Insertion des  champs de fusion ;                                  

1. 4.       Vérification  des adresses ;                                       

1. 5.       Correction  des fautes dans le masque de saisie ; 

1. 6.       Filtrage des adresses ;                  

1. 7.       Impression des lettres.  

                                       ^*

1. 1.           Préparez la liste d’adresses

Pour la liste d’adresses, nous vous conseillons d’utiliser un tableau. Le   nombre de cellules dépend des informations contenues dans la lettre : le titre (madame, monsieur), le prénom, le nom, la rue, le code postal et bien sur la localité. Il est également intéressant d’y intégrer la phrase de salutation (cher x, chère y, etc …) .

Vous pouvez également utiliser une liste d’adresses personnelle. Veillez simplement à ce que les colonnes aient des entêtes différentes. En d'autres termes, il ne doit pas y avoir de doublon. Si par exemple, vous disposez d’une liste comprenant deux colonnes “société”, vous devez changer leurs dénominations (société 1 et société 2 par exemple). Sinon vous modifiez ou créez une liste d'adresse, puis vous l’enregistrez, puis vous la sauvegardez dans le dossier mes documents.

1. 2.           Concevez l’invitation

La liste d’adresses étant prête, vous devez à présent vous occuper de la lettre. Ne fermez pas le document contenant les coordonnées de vos correspondants puisque Word vous permet de travailler sur plusieurs fichiers simultanément. 

Rédigez et mettre en forme la lettre, comme à l’accoutumée, sans toutefois saisir l’adresse   du destinataire et la phrase de salutation. En effet, Word insère automatiquement ces deux informations dans le cadre du publipostage. N’hésitez pas à laisser libre cours à votre imagination utilisez les commandes que vous connaissez, comme l’exemple le présente dans l’illustration qui suit .

  Comme vous pouvez le constater quelques clips arts nouveaux agrémentent le texte, ainsi que diverses polices et couleurs de caractères.

Pour supprimer des coordonnées ou des clips arts, devenus superflus  dans le modèle de lettre, il suffit d’en cliquer dessus, puis appuyer sur la touche  suppr .

Au Besoin, ornez votre invitation d’une bordure décorative.

Pour insérer une bordure tout autour de la page :

1 - Sélectionnez la commande bordure et trame  dans le menu format. 

2 - Activez l’onglet bordure de page, qui comporte plus ou moins les mêmes options que l’onglet bordures.

3 - Déroulez la liste MOTIF, située  dans la partie inférieure de la boite de dialogue. Si ce n’est déjà fait, le compagnon office vous demande si vous voulez installer cette fonction. Cliquez sur oui, puis suivez les instructions du programme.

4 - Dans la liste, sélectionnez la bordure de votre choix. Validez en cliquant sur OK.

Faisons la fête !

Quand ?

jeudi 23 novembre 2003, à partir de 20h00

Où ?

23, rue de la Cité Casa derb sultan

Pourquoi ?

SARA fête ses 11 ans

Nous souhaitons que

Vous soyez des nôtres ?

1. 3.           Insérez les Champs de Fusion

 A présent que la lettre et la liste d’adresses sont disponibles, vous allez les fusionner. Pour ce la, il faut insérer les champs de fusion dans la lettre.

1. La lettre est  ouverte , dans le menu outils, sélectionnez la commande publipostage .Word ouvre la boite de dialogue aide au publipostage ;

2. A la rubrique document principal (point 1), cliquer sur le bouton créer  et sélectionner l’option lettre type ;

3. Une nouvelle boite de dialogue s’affiche, définissez le document principal en cliquant sur le bouton  fenêtre active : la lettre ouverte devient ainsi le document principal du publipostage ;

4. Choisissez ensuite la source de données, c’est –à –dire  la liste d’adresses .En ce sens, cliquez sur le bouton obtenir les données  à la rubrique  sources de données (point 2), puis sélectionnez l’option  ouvrir la source de données ;

5. La  boîte de dialogue d’ ouverture de fichiers s’affiche; sélectionnez la liste d’adresses, intitulée liste dans notre exemple ;  

6. Un message vous informe qu’aucun champ de fusion n’est disponible dans le texte. Cliquez  sur le bouton Modifier le document principal pour remédier à cette situation.

Les champs de fusions sont destinés  à accueillir le nom, la rue, la localité, etc. Ils constituent le lien entre la lettre et le fichier d’adresse .Word les insère dans le document principale des l’instant ou vous sélectionnez dans la liste adéquate, accessible, via la barre d’outils  publipostage.

Voyons comment précéder :

1. Le curseur doit se trouver à l’emplacement  où vous souhaitez insérer les champs de fusion. Cliquez dans la cellule du destinataire, sise au début de la lettre ;

2. Dans la barre d’outils publipostage,  cliquez sur le bouton insérer un champ de fusion. tous les champs de la liste d’adresses sont disponibles

3. Sélectionnez l’entrée titre. Word inscrit ce libellé entre guillemets dans le document principal ; en d’autres termes, il insère le champ de fusion ;

4. Appuyez sur la touche  8   pour créer une nouvelle ligne. Insérez le champ de fusion Prénom .Appuyez sur la barre d’espace  et entrez   le champ Nom ;

5 Appuyez de nouveau sur la touche   8   et insérez le champ Rue. Passez de nouveau à la ligne  et entrez les champs Code postal et Localité. Pensez à insérer un espace après chaque champ.

6 Double – cliquez à l’emplacement où doit figurer la phrase de salutation et insérez le champ salutations.

 4.        Vérifiez les adresses

 Word a-t-il vraiment pris en compte toutes les adresses ?

Pour le vérifier, affichez-les à la place du champ de fusion.

 1. Dans la barre d’outils publipostage, cliquez sur le bouton  Mode publipostage. Le programme affiche la première adresse de la liste.

 2. Cliquez sur le bouton suivant pour afficher la deuxième adresse. 4

   Cliquez sur le bouton précédent pour afficher l’adresse précédente. 3

   Deux boutons permettent d’atteindre directement la première 9  et la dernière  :  adresse de la liste. N’hésitez pas à vous en servir.

1. 5.        Corrigez les fautes dans le masque de saisie

  Vous avez remarqué une faute de frappe. Vous pouvez la corriger  facilement ; nom pas dans le texte, mais dans le fichier d’adresses.

1. cliquez sur le bouton modifier la source de données, situé à droite de la barre d’outils publipostage ;

2. L’adresse courante s’inscrit dans le masque de saisie. Les quatre boutons situés dans la partie  inférieure de la boite de dialogue vous permettent d’afficher les autres adresses ; 

3. Pour corriger une faute de frappe, cliquez sur le texte, supprimez les caractères erronés à l’aide de la touche suppr ou  !   , puis saisissez le libellé correct.

4. Pour supprimer l’adresse courante, cliquez sur le bouton supprimer, sis à droite de la boîte de dialogue.

5. Vous pouvez également ajouter une nouvelle adresse. Cliquez à cet effet sur le bouton  ajouter. Entrez les informations requises dans le masque de saisie  encore vierge qui s’affiche.

6 Cliquez sur le bouton OK quand les corrections sont terminées.

Au besoin, vérifiez la modification dans la lettre.

1. 6.        Filtrer les adresses (éventuellement)

  Vous pouvez filtrer les adresses pour envoyer une  lettre à une partie seulement de vos correspondants. En  ce sens, vous devez définir des critères de filtre.

1. Dans la barre d’outils publipostage, cliquez sur le bouton aide au publipostage. Vous pouvez également sélectionner la commande outils/ publipostage ;

 2. A la rubrique fusionner les données avec le document (point3), cliquez

sur le bouton options de requête,

 3. Dans la zone de liste champ, sélectionnez par exemple code postal ;

 4. Dans la zone de liste Elément de comparaison, qui comprend tous les opérateurs de comparaison, sélectionnez l’entrée est supérieur ou égal à

5. Dans la zone de liste Comparer avec, saisissez la valeur de comparaison de votre choix, par exemple 20000

   Word tient compte immédiatement des conditions que vous venez de définir.

  Vérifiez que les adresses affichées sont effectivement celles dont le code postal est supérieur ou égal à 20000

        Un deuxième critère de filtre                                                   

Vous pouvez définir un deuxième critère de filtre pour limiter davantage le publipostage .Demandez par  exemple à ce que le code postal soit également plus petit que 32000. Deux possibilité  s’offrent à vous : si vous sélectionnez l’entrée Et, les deux conditions doivent être remplies. Si vous préférez l’entrée  Ou, seule l’une des conditions doit être satisfaite.

  Vous pouvez utiliser n’importe quel champ pour filtrer les adresses. Il est parfois utile d’ajouter un champ à la liste, destiné exclusivement au filtrage des données, il peut contenir  un numéro d’identification, un caractère, une abréviation, etc. Imaginons que vous vouliez inviter tout le monde, à l’exception de Nada MEZIANE.

1. Cliquez sur le bouton Aide au publipostage, puis sur options de requête

2. Cliquez sur le bouton Effacer tout, sis dans la partie inférieure de la boîte de dialogue .Word supprime les caractères de filtre précédemment définis.

3. Dans la zone de liste champ, sélectionnez l’entrée  nom ; 

4. Dans la zone de liste Elément de comparaison, sélectionnez l’entrée est différent de ;

5. Dans la zone comparer avec, saisissez le nom MEZIANE .Ainsi, l’adresse comportant ce nom est exclue du publipostage.

6. Cliquez sur le bouton OK puis sur fermer.

1. 7.        Imprimez les lettres

 Vous avez vérifié  les adresses. Il est donc temps d’imprimer tout ou partie des lettres. Dans un premier temps, voyons comment faire des impressions ponctuelles.

1. Pour envoyer un courrier à un de vos correspondants, affichez son adresse ;
2. Cliquez sur le bouton imprimer, Word assure l’impression d’une seule lettre, sur laquelle figure l’adresse affichée ;

Si vous envisagez d’imprimer quelques lettres seulement, cette méthode convient parfaitement : vous sélectionnez chaque adresse avant d’imprimer le document correspondant. En revanche, pour imprimer toutes les lettres, il est préférable de procéder comme suit :

Dans la barre d’outils publipostage cliquez sur le bouton fusionner vers l’imprimante.

            Enregistrer le publipostage

 Il est possible d’enregistrer le publipostage  et de le modifier comme tout autre document. La liste d’adresses reste liée au document principal dans lequel Word conserve les champs de fusion.

 Lors de l’enregistrement du publipostage, le programme sauvegarde également les options de requête, c’est-à-dire les critères de filtre. Comme vous risquez d’oublier leur présence lors d’un publipostage ultérieur, il est conseillé de les supprimer avant de refermer le document.

Echange de données

 Insertion d’une feuille de calcul ou d‘un graphique EXECL dans un document WORD.

        Word permet d’insérer de différentes manières des données  EXECL dans un document word. Par exemple, vous prouvez aisément copier et coller une feuille de calcul ou un graphique ou encore insérer la feuille de calcul ou le graphique sous forme d’un objet incorporé. Les principales différences entre la liaison et l’incorporation résident dans votre document.

       Une feuille de calcul ou un graphique lié s’affiche dans votre document, mais ses informations sont stockées dans le classeur  EXECL d’origine. Chaque fois que vous modifiez les données dans EXECL, Word peut automatiquement mettre à jour la feuille de calcul ou le graphique dans votre document. La liaison s’avère utile lorsque vous voulez inclure des informations gérées séparément, par exemple les données collectées par un autre service ou lorsque vous souhaitez que ces informations soient à jour en permanence dans Word. Dans la mesure où les données liées sont stockées à un autre endroit, la liaison peut également permettre de réduire la taille du fichier de votre document Word.

       Les informations contenues dans la feuille de calcul ou un graphique incorporé sont stockées directement dans le document Word. Pour modifier l’objet incorporé, il suffit de double-cliquer dessus afin de faire  démarrer EXECL, d’apporter vos modifications, puis de revenir dans word. Vous pouvez incorporer une feuille de calcul ou un graphique existant, ou bien créer une incorporation d’une nouvelle feuille de calcul ou d’un nouveau graphique vide. Comme la totalité des informations est contenue dans  document Word, l’incorporation  est utile si vous souhaitez distribuer une version en ligne de votre document à des utilisateurs qui n'ont pas accès à des feuilles de calcul ou graphiques gérés séparément.

Création d’un objet lié à partir d’une feuille de calcul ou d’un graphique EXECL existant

1. Ouvrez le document Word ainsi que le classeur EXECL qui contient les données à partir desquelles vous souhaitez créer un objet lié ;
2. Passez dans EXECL, puis sélectionner la totalité  de la feuille de calcul, une plage de cellules ou le graphique souhaité ;
3. cliquez sur copier ;
4. Passez dans le document Word, puis cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’objet lié ;
5. Dans le menu édition, cliquez sur collage spécial ;
6. Cliquez sur coller avec liaison ;
7. Dans la zone en tant que, cliquez sur l’option souhaitée.
8. Si vous ne savez pas laquelle choisir, cliquer sur l’option, puis lisez la description contenue dans la zone résultat ;
9. Pour afficher sous forme d’icône la feuille de calcul ou le graphique lié, notamment pour permettre à d ‘autres utilisateurs de visualiser le document en ligne, activez la case à cocher sous forme d’icône.
10. Pour empêcher la feuille de calcul ou le graphique lié de s’afficher sous la forme d’un dessin que vous pouvez positionner devant ou derrière du texte et d ‘autres objets, désactivez la case à cocher dissocier du texte.

Conseil :

Si vous liez une plage de cellules et si vous souhaitez ajouter ultérieurement des lignes ou des colonnes de données supplémentaires, commencez par affecter un nom à la plage dans Excel. Copiez-la ensuite puis collez la liaison dans Word. si vous ajoutez des données supplémentaires à la plage dans EXECL, vous pouvez redéfinir son nom afin d’inclure les cellules supplémentaires . Word ajoute automatiquement les nouvelles données lors de la prochaine mise à jour de la liaison.

Exemple :

Exerçons nous à lier le bulletin des notes des élèves(document word) au relevé des notes de la classe(feuille de calcul excel).

1-   RELEVE DES NOTES - (1er  Trimestre 2003)

2-  RELEVE DES NOTES - (2ème  Trimestre 2003)